外銷 RFQ 收到圖面後怎麼回？用 AI 整理缺項，再由工程確認

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收到外銷詢價，先確認圖面版本、用途、數量和必須符合的規格，再開始估價。AI 適合協助把對話變成待核對清單，以及草擬英文回信。工程與業務仍要核對圖面、實際設備能力和交期。小型製造商可以從一張詢價表開始，讓每一筆 RFQ 都有相同的核對順序。

收件時就分出已知、缺項和衝突

把信件、圖面、採購規格和附件各自記上檔名、收到日期與版本。AI 整理可只用公司允許處理的去識別摘要，避免把 NDA 文件、買方名稱或可還原的零件資訊交給不適用的工具。OpenAI 的資料控制依帳戶與工作區而異，且模型訓練設定和客戶是否同意外部處理是兩件事。任何技術文件進外部工具前先走公司內部規則。

每項資料都標狀態。「已知」可寫買方明列的數量，「缺項」像是沒寫表面處理，「衝突」可能是信件說修訂 B、附件標題欄卻是 A。請工具輸出欄位與來源位置，缺失寫待確認。若輸出的材料或公差沒有可核對的依據，把它退回缺項欄，別當作工程判定。

RFQ 技術審查。收到詢價，核對圖號與版本；找缺項，材料、公差、批量；回覆買方，只追問會改變報價的事

情境示例一｜同一筆詢價有兩個圖面版本

假設某工廠收到不鏽鋼零件 RFQ，信上寫「請依最新版」，附件卻有同一圖號的 A 與 B 版。兩版孔位尺寸不同，改用舊版可能影響治具。業務先整理衝突，不自行選最新檔名。工程只做初步製程評估，報價暫留在「待圖面版本確認」。

可用這樣的英文回覆：「We received revisions A and B for the same part number. Please confirm which revision should be used for quotation. If revision B supersedes A, please also confirm the required inspection documents.」回信只問會改變成本的條件。等客戶回覆，再把確認日期、核對人與附件版本記在報價單，避免交給採購時又用回原附件。

驗證時可以抽查三筆有修訂的案子，核對送出去的報價、內部工單和最後一封買方確認信是否使用同一版本。若要衡量改善，記錄因版本或規格誤解重開的報價筆數，以及缺項多久才有人處理。

情境示例二｜樣品、量產和交貨條件混在同一封信

另一封 RFQ 要 20 件樣品、每季 500 件量產，卻未說包裝和量產驗收條件。這種詢價可先拆成「樣品可否安排」及「量產報價前還缺什麼」。工程先核對樣品材料與加工方式是否能代表量產。業務針對兩個數量層級各問日期、驗收文件、包裝與交貨地點，並請對方確認量產是預估還是承諾下單量。

對方急著比較時，若公司允許，可給有條件的估價區間，附有效期限與假設，另說明哪些條件確認後才提供正式報價。樣品的治具、包裝和運費需要分列，以免買方拿樣品單價直接換算量產。回覆交期時用「資料完整後再確認預估時程」比在工程還沒看過資料前給定日期可靠。

做一張工程看得懂的詢價交接表

欄位	最低限度	找誰補
圖號與修訂	圖號、版本、最後確認日期	業務向買方確認
製程條件	材料、關鍵尺寸、公差、表面處理	工程先分可行與待確認
驗收與文件	驗收方法及買方要求的文件	品保核對
數量與日期	樣品量、量產量、交貨時點	業務區分估計和承諾
交貨條件	包裝、交付地點、運費責任	業務與物流

工廠可把資料分成可公開的能力說明、需要登入的技術資料和客戶私有附件。英文詢價頁只放可對外說明的能力與欄位清單，讓客戶知道能用什麼方式安全提交圖面。實際文件留在受控位置，只把必要結論放到共用看板。

先演練兩次回覆，再把模板給新同事

第一次演練可以故意拿一個缺表面處理的樣本。讓新業務先看可公開的能力資料，試著說出哪些條件能回答，哪些需要工程。看完草稿時，把「可以製作」和「收到完整資料後評估」畫線區分。如果一封信裡有兩個報價情境，請工程用自己的話複述數量和條件，確認對樣品與量產的理解一致。

第二次演練用時程壓力。買方要在一天內拿到答案，但供應商還沒有確認材料庫存。回覆可以先給確定的下一次回覆時間，同時列出要買方補的關鍵資訊。對方不必等到正式報價才知道案件有人接手。內部則設一個待回覆提醒，紀錄目前卡在材料或製程，而非只把郵件標成未讀。

樣板可以保留「已收到的資料、需要釐清、估價假設、下一步與日期」四段。AI 若草擬多封信，可限定每次只處理同一案的去識別摘要，並要求在輸出內保留問號和待確認。不要把之前案件的價格、交期或認證範圍帶到新信。寄出前核對單位、幣別、使用地區及圖面版本。如果需引用客戶的零件代號，從經核對的內部系統帶回，不交給工具猜。

若報價結果常卡在商務與工程交界，可讓兩邊每兩週用一個真實案重新走一次流程。確認在資料不齊時誰有權先估價、什麼情況要等圖、工程回覆應留在哪一欄。記錄往返輪次和需要重新報價的原因，下一版詢價頁就能精準補上常缺欄位，而不是一次要求所有新客先填滿一大張表。

回覆結果可做成一列索引，把「已回覆」「等買方資料」「等工程評估」各自設成獨立狀態。業務每次更新只補上一個下一步和期限，例如等客戶確認修訂版，或請品保確認文件。若買方沉默，跟進信可先指出原信只缺的一項條件，讓對方容易回。這會比同一封催詢價信同時問十個問題有方向。待確定不接的詢價也可記原因，日後分析哪些條件最適合在官網先說。